Algemene Voorwaarden
TOEPASSING
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de door Cooperworks erkende CV, hierna “Cooperworks” genoemd, uitgevoerde werken in opdracht van de klant zoals elders beschreven (offerte, werkbon, factuur, ...). Eventuele verkoopsvoorwaarden of factuurvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, ook niet wanneer deze door Cooperworks niet uitdrukkelijk zijn verworpen.
DIENSTEN EN GOEDEREN
Per opdracht wordt er een offerte opgesteld tussen Cooperworks en de klant waarin de specifieke opdracht wordt beschreven die Cooperworks zal uitvoeren bij de klant en waarin de voorwaarden (termijn, kostprijs, …) worden opgenomen waaronder de opdracht zullen worden uitgevoerd. Offertes zijn geldig en bindend voor Cooperworks gedurende een termijn van dertig (30) kalenderdagen volgend op de datum van de offerte, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de offerte.
De offerte is bindend voor de klant van zodra de klant de offerte ondertekent of via e-mail of andere schriftelijke wijze laat weten dat deze de offerte goedkeurt. Wijzigingen die de klant vraagt aan door hun ondertekende of goedgekeurde offerte zijn enkel mogelijk indien Cooperworks hiermee uitdrukkelijk akkoord gaat. Indien de klant de offerte ondertekent of goedkeurt na dertig (30) kalenderdagen volgend op de datum van de offerte, dan is Cooperworks enkel gebonden indien Cooperworks uitdrukkelijk en schriftelijk zijn akkoord geeft.
De door de klant ondertekende of goedgekeurde offerte vormt samen met deze algemene voorwaarden de overeenkomst die van toepassing is op de opdracht die Cooperworks voor de klant uitvoert.
Indien de klant vraagt dat Cooperworks in het kader van de opdracht ook hardware en/of software aankoopt voor de klant dan zal dit uitdrukkelijk in de offerte worden vermeld. Pas wanneer de hardware of software volledig aan Cooperworks betaald zijn, (inclusief interesten en andere eventuele kosten) zal de eigendom of het gebruiksrecht hiervan overgaan op de klant. Alle risico’s met betrekking tot de hardware en/of software (verlies, beschadiging, …) zullen echter overgaan op de klant van zodra de hardware en of software bij de klant worden geleverd (ook al zijn ze nog niet geïnstalleerd). De garantie die op hardware van toepassing is, is de wettelijke garantie die geboden wordt door de producent of distributeur van de hardware. Cooperworks biedt geen verdere garanties. Op software is geen garantie van toepassing tenzij uitdrukkelijk anders bepaald door de producent of de distributeur van de software.
ONDERSTEUNING OP DIENSTEN EN GOEDEREN
Cooperworks biedt ondersteuning op maat en wens van de klant.
Voor het melden van problemen en incidenten bieden we volgende kanalen: email, telefoon, webtoepassing voor tickets. Het is enkel na het correct melden van een incident dat Cooperworks in staat is om concrete opvolging te doen.
Het standaardaanbod van Cooperworks is op basis van "best effort" waarbij Cooperworks zo snel als mogelijk en binnen redelijke termijn reageert op problemen die de klant ondervindt verwant aan de producten en diensten die Cooperworks verstrekt. Redelijkerwijs betekent dit dat er tijdens gangbare kantooruren een snellere reactietijd zal zijn dan tijdens avond- en weekenduren, echter steeds zonder afdwingbare reactiesnelheid. Zonder hieraan rechten te kunnen ontlenen, heeft het verleden aangetoond dat Cooperworks tijdens kantooruren altijd binnen 4u reageert.
De klant kan in samenspraak met Cooperworks meer strikte afspraken maken, dewelke worden vastgelegd in een specifiek Service Level Agreement document en waaraan voorafbepaalde vergoedingen vasthangen. Concreet bepaalt Cooperworks samen met de klant welke incidenten en problemen een snellere reactietijd vragen en treffen we regelingen zoals proactieve monitoring en/of standby hardware.
Reageren staat echter niet gelijk aan een oplossing bieden, dit is namelijk afhankelijk van de aard van het probleem of incident en in welke mate andere partijen betrokken zijn, zoals maar niet beperkt tot betrokken fabrikanten
PRIJZEN EN FACTURATIE
De prijzen voor IT-diensten en eventuele geleverde hardware en software zijn in EURO en exclusief BTW en aanverwante taxen. Facturen van Cooperworks zijn betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen volgend op de factuurdatum. Bij een laattijdige betaling worden er, zonder ingebrekestelling, vergoedende interesten naar rato van 2% aangerekend op de verschuldigde bedragen exclusief BTW. Ook zal er een forfaitaire vergoeding van 15% van het factuurbedrag in rekening worden gebracht, met een minimum van € 250. Facturen van Cooperworks zijn definitief aanvaard indien de klant deze niet binnen acht (8) dagen na ontvangst betwist per aangetekende brief. In deze brief moet de klant motiveren waarom deze de factuur betwist. De betaalde vergoedingen zijn definitief verworven.
Indien de diensten worden uitgevoerd voor een termijn die langer is dan 12 maanden dan heeft Cooperworks het recht om de prijzen te indexeren op de manier die op de Belgische markt van toepassing is in de sector van de IT-dienstverlening.
Indien er een bepaalde kost van Cooperworks plots en onverwacht exponentieel zou toenemen, dan is het Cooperworks toegestaan om deze door te rekenen aan de klant middels eenvoudige motivatie. Het is toegestaan om de prijs nogmaals aan te passen, ongeacht of de prijs datzelfde jaar of diezelfde looptijd al verhoogd werd of nog verhoogd kan worden. In deze gevallen kan de prijs meerdere keren per jaar verhogen.
OPSCHORTING
Cooperworks heeft het recht de uitvoering van de opdracht tijdelijk op te schorten zolang de klant hun verplichtingen zoals overeengekomen in de offerte of zoals bepaald in deze algemene voorwaarden, niet naleeft. In een dergelijk geval zal Cooperworks per dag waarop de opdracht is opgeschort, 25% van het totaal inclusief BTW op de offerte factureren.
STOPZETTING OPDRACHT
Zowel Cooperworks als de klant kan beslissen om de opdracht stop te zetten. Beslist de klant om de opdracht stop te zetten voor het einde van de in de offerte voorziene termijn, dan is deze een pro-rata vergoeding verschuldigd per maand dat de opdracht vroeger wordt stopgezet met een minimum van vijftig procent (50%) van de in de offerte voorziene totale vergoeding.
Deze vergoeding is niet van toepassing indien de klant de opdracht stopzet door fout of nalatigheid van Cooperworks, die Cooperworks niet heeft rechtgezet binnen de vijftien (15) kalenderdagen volgend de schriftelijke ingebrekestelling door de klant. De stopzetting moet per aangetekende brief worden meegedeeld aan de andere partij.
ANNULATIE
Alle ingeplande dagen die binnen een termijn van tien (10) werkdagen of minder voor de uitvoering ervan worden geannuleerd, zullen voor het volledige bedrag worden gefactureerd behoudens uitdrukkelijke schriftelijke afwijking in de offerte.
Alle hardware of software die na ondertekening van de offerte door de klant geannuleerd worden, zullen voor het volledige bedrag worden gefactureerd behoudens indien tussen de partijen uitdrukkelijk anders werd overeengekomen.
INTELLECTUELE RECHTEN
Tussen partijen is er geen overdracht van intellectuele eigendom. Elke partij behoudt de intellectuele eigendomsrechten op de bekendgemaakte respectievelijk ontwikkelde tools, softwareprogramma’s en toebehoren in ruime zin. Het is verboden deze tools, softwareprogramma’s en toebehoren te vervreemden, te verpanden of over te dragen aan derden zonder toestemming van de andere partij.
Het is de klant in ieder geval niet toegestaan om enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom uit de software en andere materialen te verwijderen of te wijzigen, daaronder begrepen bijvoorbeeld een aanduiding omtrent het vertrouwelijke karakter en de geheimhouding van de software en/of andere materialen.
Deze verbintenissen blijven ook gelden na de beëindiging van deze overeenkomst.
Cooperworks mag maatregelen nemen ter bescherming van de software en andere materialen. Indien Cooperworks door middel van technische bescherming de software en/of andere materialen heeft beveiligd, dan is het de klant niet toegestaan om deze beveiliging te verwijderen of te ontwijken.
De klant garandeert dat het verschaffen van toegang tot de bij hen in gebruik zijnde netwerkconfiguratie in het kader van de dienstverlening, geen inbreuk maakt op (intellectuele eigendoms-)rechten van derden.
Indien de klant dit artikel schendt, dan is deze van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, per schending 1.000,00 euro verschuldigd aan Cooperworks. Daarnaast is–per dag dat dezelfde schending voortduurt– een vergoeding van 100,00 euro per dag verschuldigd aan Cooperworks.
Deze vergoeding doet geen enkele afbreuk aan het recht van Cooperworks om de werkelijke schade aan te tonen en hiervoor een bijkomende schadevergoeding te vorderen.
VERTROUWELIJKHEID
Cooperworks belooft hun klanten om alle verstrekte informatie vertrouwelijk te behandelen. De informatie van kandidaten wordt alleen doorgegeven met hun uitdrukkelijke toestemming. De klant staat in voor de vertrouwelijkheid van de informatie die Cooperworks hen bezorgt. Indien de klant specifieke vertrouwelijke informatie aan Cooperworks meedeelt, moet deze dit uitdrukkelijk aan Cooperworks melden.
Cooperworks zal zorgvuldig alle nota's, memoranda, foto's en alle andere documenten betreffende de activiteiten van de klant die deze in uitvoering van deze overeenkomst bekomt, bijhouden. Cooperworksaanvaardt dat deze documenten de exclusieve eigendom zijn van de klant en dat ze onmiddellijk aan de klant moeten worden overhandigd bij de beëindiging van de overeenkomst en dit op het eerste verzoek van de klant.
De back-up gegevens van de klant die tijdens de overeenkomst gemaakt zijn, worden maximum 30 kalenderdagen na het beëindigen van de overeenkomst bijgehouden. Daarna worden deze gegevens meteen verwijderd door Cooperworks.
De klant houdt iedere vorm van informatie, data, gegevens (in welke vorm ook) die zij van Cooperworks ontvangt geheim, tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.
Hetzelfde geldt voor alle andere informatie, data, gegevens (in welke vorm ook) betreffende Cooperworks waarvan de klant weet of redelijkerwijze kan vermoeden dat deze geheim of vertrouwelijk is, dan wel waarvan zij kan verwachten dat de verspreiding ervan schade kan berokkenen aan Cooperworks.
De klant neemt alle nodige maatregelen om te waarborgen dat zij de genoemde informatie, data, gegevens ook geheimhoudt.
Deze verbintenissen blijven ook gelden na de beëindiging van deze overeenkomst.
Indien de klant dit artikel schendt, dan is zij van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, per schending 1.000,00 euro verschuldigd aan Cooperworks.
Daarnaast is de klant– per dag dat dezelfde schending voortduurt– een vergoeding van 100,00 euro per dag verschuldigd aan Cooperworks.
Deze vergoeding doet geen enkele afbreuk aan het recht van Cooperworks om diens werkelijke schade aan te tonen en hiervoor een bijkomende schadevergoeding te vorderen.
AANSPRAKELIJKHEID
Cooperworks zal opdrachten naar best vermogen
uitvoeren, zonder dat Cooperworks daar een resultaatsverbintenis aan koppelt. Dit geldt ook indien de opdracht bestaat uit een executive search.
Cooperworks is enkel aansprakelijk voor de directe schade die zij veroorzaakt door haar fout of nalaten in de uitvoering van haar opdracht en voor aansprakelijkheden die wettelijk niet kunnen worden uitgesloten.
De totale aansprakelijkheid van Cooperworks is per opdracht beperkt tot dertig procent (30 %) van de bedragen die de klant aan Cooperworks heeft betaald voor de opdracht.
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Indien Cooperworks in het kader van haar beroepsactiviteiten persoonsgegevens verwerkt, dan zal zij dit doen conform de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679/EU) en Belgische wetgeving met haar wijzigingen en uitvoeringsbesluiten.
VERBONDEN VENNOOTSCHAPPEN
De verplichtingen die op de klant rusten ten gevolge van een opdracht gelden ook voor de met de klant verbonden vennootschappen, zoals omschreven in artikel 1.20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
WIJZIGING VAN DE ALGEMENE VOORWAARDEN
Deze algemene voorwaarden kunnen niet eenzijdig gewijzigd worden. Elke wijziging op deze algemene voorwaarden moet schriftelijk worden overeengekomen.
TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN
De samenwerking tussen Cooperworks en de klant wordt uitsluitend beheerst door het Belgische recht. De partijen komen uitdrukkelijk overeen dat alle geschilpunten waarover ze geen minnelijke oplossing kunnen bereiken, uitsluitend zullen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandstalige rechtbanken te Brussel.
OVERMACHT
Cooperworks is in geen geval aansprakelijk voor verlies of schade als gevolg van overmacht, zijnde een onvermijdelijke en onvoorzienbare oorzaak of omstandigheid buiten de controle van Cooperworks die de werkzaamheden van Cooperworks ernstig bemoeilijken of onredelijk zwaar maken. Voorbeelden van overmacht zijn brand, technische storingen en computeruitval.
Ingeval van overmacht zal Cooperworks zo snel als redelijkerwijze mogelijk, de klant op de hoogte brengen en alle redelijke stappen ondernemen om de gevolgen van de overmacht te beperken. Cooperworks zal de klant op de hoogte brengen van zodra de overmacht ten einde is.
SCHEIDBAARHEID
Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig of ongeldig en/of niet toepasselijk wordt verklaard, zal deze bepaling als onbestaand worden beschouwd en alle andere bepalingen van deze algemene voorwaarden zullen van kracht
MAINTENANCE WINDOW EN UPDATES SAAS OPLOSSINGEN
Cooperworks kan de software op geregelde tijdstippen updaten, upgraden, onderhouden,…Hierdoor is de software van Cooperworks tijdelijk niet beschikbaar. Dit geeft geen enkele aanleiding tot enige vergoeding voor de klant noch het recht om hierdoor de overeenkomst te ontbinden.
Cooperworks stelt de klant zo snel mogelijk in kennis van de geplande maintenance window, maar in ieder geval minimaal 48 uur voorafgaand aan deze maintenance window. Cooperworks zal updates en upgrades doorvoeren op de infrastructuur. Cooperworks zal de klant op de hoogte brengen van zodra een update of upgrade werd uitgevoerd en meldt daarbij welke verbeteringen of veranderingen werden doorgevoerd in de software.
Bij gebrek aan een testomgeving voert Cooperworks updates meteen uit in productie en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor onvoorziene gevolgen die ontstaan zelfs na minitieuze voorbereiding
Updates en upgrades worden in principe gedaan in de maintenance window. Cooperworks behoudt zich echter het recht voor om tijdens de kantooruren van de klant te kunnen ingrijpen door bijvoorbeeld het plaatsen van een hotfix voor een beveiligingsprobleem of een productie-verstorend gebrek.
AANSPRAKELIJKHEID VAN COOPERWORKS EN EXONERATIES
Cooperworks exonereert zich van iedere vorm van aansprakelijkheid jegens de klant, behoudens dewelke volgt uit een opzettelijke fout van zichzelf of een eventuele aangestelde, fraude dan wel bedrog, of de fout dewelke de essentie van de overeenkomst uitholt, of wanneer die fout van Cooperworks of diens eventuele aangestelde het leven of de fysieke integriteit van een persoon aantast.
Cooperworks is in elk geval bevrijd van haar eigen zware fout of deze van een van haar eventuele aangestelden. De aansprakelijkheid van Cooperworks voor gevolgschade en/of indirecte schade is in ieder geval uitgesloten.
Het is aan de klant om haar geleden schade als ook de omvang ervan te bewijzen.
In afwijking van het vorige geldt in het geval van een datalek het volgende: indien de gegevens van de klant betrokken raken bij een datalek, via systemen eigen aan Cooperworks, dan gaat Cooperworks over tot betaling van een schadevergoeding aan de klant indien de klant schade lijdt in gevolge dit datalek. Het is aan de klant om haar geleden schade alsook de omvang ervan te bewijzen.
De eventuele schadevergoeding, ook in het geval van een datalek, kan nooit meer bedragen dan het bedrag dat de klant voordat betreffende jaar dient te betalen aan Cooperworks voor het leveren van de diensten ingevolge de overeenkomst. In geen enkel geval kan deze schadevergoeding hoger zijn dan 500,00 euro.
Cooperworks is in ieder geval niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door de eigen fout/nalatigheid van de klant.
Cooperworks is in ieder geval niet aansprakelijk indien een gebrek in de software wordt veroorzaakt door gebrekkig functioneren van een VPN-verbinding.
De klant verbindt er zich toe om diens verkregen inloggegevens geheim en vertrouwelijk te houden. Indien de klant inloggegevens deelt met derden, dan is dit op eigen risico. Cooperworks is geenszins verantwoordelijk voor misbruiken die hieruit voortvloeien. De klant verbindt er zich toe om in geval van verlies, diefstal of frauduleus gebruik van deze inloggegevens, Cooperworks hiervan onmiddellijk in kennis te stellen.
KLACHTEN
De klant verbindt zich ertoe om een door Cooperworks geleverde dienst (of eventueel ter beschikking gestelde zaken/goederen) zo spoedig mogelijk te controleren op eventuele gebreken.
Is de verleende dienst (of eventueel ter beschikking gestelde zaak/goed) behept met een gebrek, dan dient de klant Cooperworks daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 30 dagen na vaststelling van het gebrek schriftelijk op de hoogte te brengen.
Het is hierbij aan de klant om een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van het gebrek te geven, zodat Cooperworks het gebrek kan verhelpen.
BIJKOMENDE BEPALINGEN
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Cooperworks, kan de klant de rechten en plichten die zij tegenover de vennootschap heeft, met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst, niet aan derden overdragen.
Tenzij de klant er zich uitdrukkelijk tegen verzet, mag Cooperworks de overeenkomst gebruik en als referentie voor haar commerciële activiteiten.
PRIVACY EN PERSOONSGEGEVENS
Alle persoonlijke gegevens die worden verstrekt door de klant worden uitsluitend gebruikt voor het verwezenlijken van opdrachten die de klant heeft toevertrouwd aan Cooperworks. Deze gegevens zijn beveiligd ter bescherming en tegen diefstal, hacking, vernietiging of falsificatie.
De gegevens van de klant zijn alleen toegankelijk door personen die gemachtigd zijn ze te verwerken en dit uitsluitend in het kader van de opdrachten die de klant heeft toevertrouwd.
Gesprekken, mails, whatsapp berichten, … worden door Cooperworks bijgehouden met oog op de uitvoering van de overeenkomst of eventuele betwistingen achteraf.
De klant vrijwaart Cooperworks ter zake van alle aanspraken van derden met betrekking tot de verwerking van de door de klant of ten behoeve van de klant ter beschikking gestelde gegevens, waaronder persoonsgegevens. De klant is verantwoordelijk voor de inhoud van de gegevens.
Cooperworks verwijst naar haar privacyverklaring die eveneens op de website te raadplegen is.